Integritetspolicy

Senast uppdaterad: 2026-10-30

Zairox ("vi", "oss") bygger webbplatser och digitala assistenter för företag. Den här policyn beskriver vilka personuppgifter vi behandlar, varför, hur länge de sparas och vilka rättigheter du har.

Två olika roller

Vi behandlar uppgifter i två skilda situationer, och rollerna är olika:

• Som personuppgiftsansvariga för uppgifterna om dig som kund hos oss — ditt konto, dina kontaktuppgifter, din faktureringsinformation och din kommunikation med oss.
• Som personuppgiftsbiträde när assistenten läser och sammanfattar e-post i din brevlåda. Där är det du som bestämmer över uppgifterna och vi behandlar dem enbart på ditt uppdrag. Vi tecknar gärna ett personuppgiftsbiträdesavtal med dig.

Vilka uppgifter vi behandlar

Om dig som kund:

• Namn, e-postadress, telefonnummer och adress.
• Företagsnamn och organisationsnummer.
• Profilbild, om du väljer att ladda upp en.
• Vald plan och inställningar för assistenten.
• Inloggningsuppgifter — lösenordet lagras aldrig i läsbar form.

I brevlådor du kopplar till tjänsten:

• Avsändarens namn och e-postadress.
• Ämne och innehåll i meddelandet.
• Tidpunkt, samt den sammanfattning och det svarsförslag som skapas.

När någon skriver via Instagram (till oss eller till ett företag som använder Zairox):

• Innehållet i direktmeddelandet.
• Användarnamn och konto-ID på plattformen.
• Tidpunkt för meddelandet.

När du använder chatten på zairox.se:

• Det du skriver i chatten och chattens svar.
• Tidpunkt och valt språk.
• En pseudonymiserad kod som räknas fram från din IP-adress (för att stoppa missbruk). Själva IP-adressen sparas inte.

Vi ber dig att inte skicka känsliga personuppgifter till oss, och tjänsten är inte avsedd för sådana uppgifter.

Varför vi behandlar uppgifterna

• För att skapa och driva ditt konto.
• För att läsa, sortera och sammanfatta inkommande meddelanden.
• För att förbereda svarsförslag som du granskar och godkänner.
• För att kunna nå dig med notiser och support.
• För bokföring och för att uppfylla lagkrav.

Rättslig grund är fullgörande av avtal för själva tjänsten, rättslig förpliktelse för bokföring, och berättigat intresse när vi besvarar förfrågningar från den som kontaktar oss.

Automatiserad behandling

Vi använder AI för att sammanfatta och kategorisera inkommande meddelanden och för att föreslå svarsutkast. Behandlingen är ett stöd, inte ett beslut: inga e-postsvar skickas till någon utan att en människa har läst och godkänt dem. Vi fattar inga automatiserade beslut med rättslig verkan för dig.

Vilka vi delar uppgifter med

Vi anlitar följande leverantörer för att kunna driva tjänsten:

Leverantör	Ändamål	Var
Hostinger	Webbhotell, domän, e-postserver och vår automationsserver	EU
Supabase	Databas, konton och fillagring	Sverige, EU
Anthropic	AI-analys av meddelandeinnehåll	Kan behandlas utanför EU
Cloudflare	Skydd mot robotar vid inloggning	Globalt nät
Meta Platforms	När kommunikationen sker via Instagram	Kan behandlas utanför EU
Microsoft Azure	Röstfunktionen: tal till text och text till tal	Sverige
46elks	Telefoni och SMS	Sverige
Stripe	Betalning med kort och fakturor. Kortuppgifterna når aldrig oss.	EU, kan behandlas utanför EU

Din databas ligger i Sverige. Innehållet i ett meddelande skickas till vår AI-leverantör för analys, och den behandlingen kan ske utanför EU. Överföringen sker med EU-kommissionens standardavtalsklausuler som grund. Vill du inte att innehåll behandlas utanför EU — säg till, så hittar vi en annan lösning eller avstår.

Vi säljer aldrig personuppgifter vidare och delar dem inte för marknadsföring.

Hur länge vi sparar uppgifterna

• Kontouppgifter — så länge du är kund. När du raderar kontot tas de bort direkt, eller efter 6 månader om du väljer att spara kontot pausat.
• Meddelanden och svarsförslag — normalt högst 24 månader, eller kortare om du begär det.
• Bokföringsunderlag — sju år, enligt bokföringslagen.
• Chatten på zairox.se — 90 dagar. Vi läser frågorna för att förbättra svaren och webbplatsen.

Avslutar du ditt konto raderar vi dina uppgifter inom 30 dagar, utom det som lagen kräver att vi sparar.

Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du rätt att:

• Få ett utdrag över de uppgifter vi behandlar om dig.
• Få felaktiga uppgifter rättade.
• Begära radering av dina uppgifter.
• Invända mot eller begära begränsning av behandlingen.
• Få ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format.
• Lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Skriv till adressen nedan så hanterar vi din begäran utan onödigt dröjsmål, senast inom en månad.

Säkerhet

All trafik till och från tjänsten är krypterad. Åtkomst till databasen är begränsad så att varje kund bara kommer åt sina egna uppgifter. Vi frågar aldrig efter lösenordet till din e-post i ett chattmeddelande eller via telefon.

Cookies

Webbplatsen använder inga cookies för spårning, statistik eller marknadsföring. Ditt val av språk och ljust/mörkt läge sparas lokalt i din egen webbläsare och skickas inte till oss. Vid inloggning används ett robotskydd från Cloudflare, som kortvarigt kan lagra teknisk information för att skilja människor från robotar.

Ändringar

Vi kan komma att uppdatera policyn. Den senaste versionen finns alltid på den här sidan, med datum för senaste ändring högst upp.

Privacy policy

Last updated: 2026-10-30

Zairox ("we", "us") builds websites and digital assistants for businesses. This policy describes which personal data we process, why, how long it is kept and what rights you have.

Two different roles

We process data in two distinct situations, and our role differs between them:

• As data controller for information about you as our customer — your account, your contact details, your billing information and your communication with us.
• As data processor when the assistant reads and summarises email in your mailbox. There it is you who decides over the data, and we process it solely on your instructions. We are happy to sign a data processing agreement with you.

What data we process

About you as a customer:

• Name, email address, phone number and address.
• Company name and company registration number.
• A profile picture, if you choose to upload one.
• Your chosen plan and your settings for the assistant.
• Login credentials — your password is never stored in readable form.

In mailboxes you connect to the service:

• The sender's name and email address.
• The subject and body of the message.
• The time it arrived, plus the summary and suggested reply that are created.

When someone writes via Instagram (to us or to a business that uses Zairox):

• The content of the direct message.
• The username and account ID on the platform.
• The time the message was sent.

When you use the chat on zairox.se:

• What you write in the chat and the chat's replies.
• The time and the language you chose.
• A pseudonymised code calculated from your IP address (to stop abuse). The IP address itself is not stored.

Please do not send us sensitive personal data — the service is not intended for that kind of information.

Why we process it

• To create and run your account.
• To read, sort and summarise incoming messages.
• To prepare suggested replies that you review and approve.
• To reach you with notifications and support.
• For bookkeeping and to meet legal requirements.

The legal basis is performance of a contract for the service itself, legal obligation for bookkeeping, and legitimate interest when we answer enquiries from someone who contacts us.

Automated processing

We use AI to summarise and categorise incoming messages and to suggest draft replies. The processing is support, not a decision: no email reply is sent to anyone without a human reading and approving it first. We make no automated decisions with legal effect for you.

Who we share data with

We use the following providers to run the service:

Provider	Purpose	Where
Hostinger	Web hosting, domain, mail server and our automation server	EU
Supabase	Database, accounts and file storage	Sverige, EU
Anthropic	AI analysis of message content	May be processed outside the EU
Cloudflare	Bot protection at sign-in	Global network
Meta Platforms	When communication takes place via Instagram	May be processed outside the EU
Microsoft Azure	The voice feature: speech to text and text to speech	Sweden
46elks	Phone calls and SMS	Sweden
Stripe	Card payments and invoices. Card details never reach us.	EU, may be processed outside the EU

Your database is located in Sweden. The content of a message is sent to our AI provider for analysis, and that processing may take place outside the EU. The transfer is based on the European Commission's standard contractual clauses. If you do not want content processed outside the EU, tell us and we will find another solution or leave it out.

We never sell personal data and do not share it for marketing purposes.

How long we keep it

• Account data — as long as you are a customer. When you delete your account it is removed at once, or after 6 months if you choose to keep the account paused.
• Messages and suggested replies — normally at most 24 months, or less if you ask us.
• Accounting records — seven years, as Swedish bookkeeping law requires.
• The chat on zairox.se — 90 days. We read the questions to improve the answers and the website.

If you close your account we delete your data within 30 days, except what the law requires us to keep.

Your rights

Under the General Data Protection Regulation (GDPR) you have the right to:

• Receive a copy of the data we process about you.
• Have incorrect data corrected.
• Request erasure of your data.
• Object to or request restriction of the processing.
• Receive your data in a machine-readable format.
• Lodge a complaint with the Swedish Authority for Privacy Protection (IMY).

Write to the address below and we will handle your request without undue delay, and within one month at the latest.

Security

All traffic to and from the service is encrypted. Database access is restricted so that each customer can only reach their own data. We never ask for your email password in a chat message or over the phone.

Cookies

This website uses no cookies for tracking, statistics or marketing. Your choice of language and light or dark mode is stored locally in your own browser and is not sent to us. At sign-in we use bot protection from Cloudflare, which may briefly store technical information in order to tell humans from robots.

Changes

We may update this policy. The latest version is always on this page, with the date of the last change at the top.